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Étant avant tout un logiciel de compression pour le grand public, il faut pourtant bien apprécier 7zip pour ce qu’il est réellement : un logiciel d’archivage. Cela tombe bien, car si un bon archivage permet de gagner de l’espace, cela permet également d’améliorer de manière drastique sa productivité.
Des fichiers 7z de partout…
Vous vous retrouvez avec des fichiers un peu partout ? Trouver un document précis devient alors vite compliqué et vous n’arrivez même plus à y voir clair dans tout l’enchevêtrement d’icônes sur votre bureau ! Il est grand temps de faire le ménage et justement d’y voir clair, de s’organiser et d’être plus productif.
Si vous utilisez déjà 7zip, c’est que vous avez compris tout l’intérêt de gagner de la place, surtout si vous avez l’habitude de stocker des fichiers directement sur votre bureau.
De plus, la donne a totalement changé depuis l’apparition des disques SSD qui n’ont pas pour vocation à stocker des données mais plutôt à permettre un accès plus rapide à ces dernières afin d’améliorer les performances de votre système d’exploitation (fichiers systèmes accessibles plus rapidement = vitesse du système augmentée).
Il vaut donc mieux préférer stocker ses données qui ne sont pas « système » sur un disque dur à part qui ne servira qu’à cette tâche, mais nous n’avons hélas pas toujours le choix et par paresse pour aller plus vite nous avons l’habitude de tout mettre sur notre bureau.
Pour gagner en efficacité : classez !
Vous trouvez sans aucun doute logique et astucieuse votre manière de classer vos documents jusqu’au jour où vous vous y perdez. Cela est d’autant plus handicapant s’il s’agit de dossiers partagés pour un travail collaboratif.
Si vous pensez que vous retrouverez toujours vos fichiers grâce à la fonction recherche, cela dépendra alors de votre propension à suivre avec rigueur des noms de fichiers suffisamment évocateurs, mais qu’en est-il des fichiers qui se ressemblent et viendront alors vite polluer vos résultats de recherches ?
Si l’outil de recherche de Windows ou de Mac OS sait parfaitement chercher, pour ce qui est de « classer » c’est autre chose et vous pourrez vite vous retrouver avec 300 fichiers en résultat alors que vous en cherchez un seul de précis. Vous êtes déjà passé par cette épreuve ? Nous aussi.
La règle de base est évidement de classer, mais si possible de manière intelligente. Il pourrait sembler logique de tout classer dans des arborescences « profondes », c’est-à-dire avec plein de niveaux. Exemple pour une facture de vente pour un client se nommant « Bagnole » et opérant dans le domaine automobile (du 12 février 2019) :
Comptabilité -> Factures -> Ventes -> Auto -> Année 2019 -> Février -> 12 -> FV022019_Bagnole.pdf
Si cette arborescence semble logique, il n’y a pourtant rien de pire ! Il faut aller au plus simple pour vous organiser dans votre arborescence et ne pas avoir peur d’avoir plusieurs dossiers à un niveau plutôt que de dispatcher le tout en plusieurs sous-branches.
La hiérarchisation : les bonnes méthodes
Si vous préférez passer plusieurs minutes à rechercher vos documents, sachez que cela se traduit en de nombreuses heures à la fin de l’année, de quoi devoir intéresser tous les chefs de projets et managers d’équipes !
La hiérarchisation ne doit pas se faire qu’au moyen des dossiers, ce qui est pourtant l’erreur la plus courante. C’est le couple nom de fichier et nom de dossier qui forme une véritable hiérarchisation qui permet alors de retrouver ses fichiers en un clin d’œil.
Ainsi, si nous reprenons l’exemple précédent nous avions beaucoup trop de dossiers « inutiles ». Le nom du fichier en lui-même peut sembler judicieux… mais non ! Voici ce que nous proposons :
Facturation -> Vente_2019_02_Bagnole_Auto.pdf
Pas besoin de plus !
En classant par ordre alphabétique tous les fichiers du dossier « Facturation » (qui peut d’ailleurs se trouver dans le dossier « Comptabilité », pourquoi pas), vous aurez bien l’ordre d’émission des factures qui sera respecté. Toutes les factures de ventes seront ensemble quand toutes celles d’achats seront en premières, puis viendra l’année, le mois et enfin le nom de l’entreprise en question.
La recherche est ainsi encore plus simplifiée : vous souhaitez voir toutes les factures de l’entreprise Bagnole ? Il suffit de taper son nom et tout sera classé par années et mois. Vous ne souhaitez avoir les factures que des entreprises Auto ?
Aucun souci, le mot clef est bien présent dans vos noms de fichiers, votre ordinateur pourra donc une fois de plus classer toutes les factures « auto » dans son résultat de recherche. Idem pour les dates où il sera facile de ne chercher que le mois de septembre 2019 (en tapant 2019_09) pour avoir les factures de ventes et d’achats.
L’archivage est le défi de toujours en informatique : 7zip est idéal et le plus performant dans cette tâche avec si besoin une protection en AES-256 (utilisée par la NSA elle-même) mais aussi en ayant le meilleur taux de compression du marché grâce à son algorithme.
Et 7zip dans tout cela ?
Maintenant que vous savez comment mieux vous organiser, vous verrez que votre arborescence est absolument parfaite pour être « archivée » ! Plutôt que d’avoir une seule et grosse archive contenant absolument tout, c’est à ce moment précis que vous pouvez archiver des dossiers tels que « Factures » dans notre exemple.
A chaque nouvelle facture émise, il vous suffira alors de tout simplement suivre l’arborescence de votre archive à l’aide de 7Zip puis de renseigner correctement le nom de cette facture et d’enregistrer le tout. Cela aura pour conséquence d’archiver mais aussi de compresser cette nouvelle facture, automatiquement…
S’organiser de cette manière est très simple au démarrage, mais quand vient le moment de faire le ménage il est souvent déjà trop tard. Afin de faire déjà un premier tri par le vide sans pour autant prendre de risques, nous vous conseillons l’excellent CCleaner pour PC bien que nous ayons aussi fait le test de nettoyer son mac avec Clean My Mac qui fonctionnent tous les deux très bien.
Une fois le plus gros enlevé à l’aide de ces logiciels, vous pourrez alors reprendre le renommage de vos fichiers pour qu’ils puissent être classés « intelligemment » mais surtout très simplement dans vos archives 7z. Votre bureau n’en sera que plus propre et si jamais vous voulez archiver des archives 7z, c’est tout à fait possible aussi !
Maintenant vous savez comment être plus productif et organisé grâce à 7zip.
